Chuyện gì sẽ xảy ra sau khi bạn nhấn nút “gửi resume” – hồ sơ ứng tuyển của mình?

Hồ sơ của bạn sẽ được gửi đến bộ phận nhân sự của công ty. Và từ đây, nó sẽ trải qua một quy trình gọi là quy trình tuyển dụng. Quy trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào mỗi công ty. Các công ty lớn và tập đoàn đa quốc gia thường sẽ có nhiều bước hơn trong quy trình tuyển dụng, trong khi đó, các công ty quy mô nhỏ và start-ups thường có quy trình đơn giản hơn. Ngoài ra, các ngành nghề khác nhau cũng có thể thêm hay bớt một vài bước nào đó vào trong quy trình này.

Mặc dù không có quy chuẩn cụ thể, nhưng nhìn chung thì quy trình tuyển dụng thường sẽ có các bước cơ bản như sau:

  • Bước 1: bộ phận nhân sự lọc resume
  • Bước 2: hồ sơ của bạn được đánh giá sơ bộ
  • Bước 3: người quản lý của team cần tuyển xem xét hồ sơ
  • Bước 4: phỏng vấn qua điện thoại với bộ phận nhân sự hoặc làm bài kiểm tra đánh giá chung
  • Bước 5: phỏng vấn với hiring manager

1. Lọc Resume

Các công ty có thể áp dụng một trong hai cách sau để lọc resume:

  • Sử dụng hệ thống quản lý ứng viên (applicant tracking system – ATS) lọc ra những resume phù hợp dựa trên các từ khóa (keywords).
  • Bộ phận nhân sự đọc lướt qua các resume được gửi đến, và chọn ra những resume có thể có tiềm năng với công việc đang tuyển.
Bộ Lọc ATS

Cách thức hoạt động của hệ thống ATS là so sánh các kỹ năng được viết trong hồ sơ của bạn với các từ khóa trong mô tả công việc (job description) mà bạn đang ứng tuyển. Ví dụ, vị trí bạn ứng tuyển là lập trình viên Java 5 năm kinh nghiệm. ATS sẽ quét hồ sơ của bạn để tìm từ khóa Java và số năm kinh nghiệm. Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ quét qua các chức danh công việc và kinh nghiệm làm việc khác có liên quan.

Bí quyết để resume của bạn được chọn là cần viết các từ khóa về kỹ năng và kinh nghiệm làm việc liên quan đến vị trí đang tuyển. Lưu ý, không nên lặp lại quá nhiều lần các từ khóa vì hệ thống ATS sẽ xem đây là spamming, và đánh dấu lại những ứng viên cố tình làm như vậy.

Hơn nữa, bạn nên viết resume trên những dạng file định dạng thân thiện với bộ lọc như PDF hay Word. Tránh gửi resume của bạn ở dạng file ảnh như PNG hay JPG vì máy tính sẽ không quét được các từ khóa trên những dạng định dạng này. Ngoài ra, không nên dùng những hình ảnh hay layout quá phức tạp trong resume vì nó có thể làm giảm sự chính xác khi ATS giải mã các thông tin bạn cung cấp.

Bộ Phận Nhân Sự Trực Tiếp Lọc

Khi resume được lọc trực tiếp bằng bộ phận nhân sự thì tiêu chí lựa chọn sẽ khá đa dạng và tùy thuộc vào phong cách làm việc của từng cá nhân khác nhau.

Một số bạn nhân sự kỹ tính có thể sẽ đọc sơ qua tất cả các resume được gửi đến và chọn ra những resume phù hợp. Một số khác có thể sử dụng một vài từ khóa chính trong mô tả công việc để search trong mailbox hay trong thư mục chứa các file resume để xem resume nào có những từ khóa đó.

Dù là phong cách nào, ở bước này các bạn nhân sự đều tập trung tìm ra những resume đáp ứng được các kỹ năng thiết yếu của công việc đang tuyển. Do đó, nếu yêu cầu công việc bắt buộc bạn phải nói và giao tiếp bằng tiếng Anh trong khi bạn không biết tiếng Anh, không đề cập đến khả năng tiếng Anh của bạn trong resume thì khả năng bạn bị loại ở vòng này sẽ rất cao.

Tóm lại, bạn nên sử dụng một mẫu resume đơn giản, dễ đọc. Trình bày với ngôn ngữ rõ ràng, súc tích, có các từ khóa phù hợp với mô tả của công việc bạn đang ứng tuyển. Điều này sẽ giúp cả hệ thống ATS và nhân sự phụ trách tuyển dụng nhanh chóng hiểu được các thông tin chính yếu trong hồ sơ của bạn.

2. Đánh Giá Sơ Bộ

Sau khi sơ lọc được một số hồ sơ tiềm năng ở bước 1, bộ phận nhân sự sẽ đánh giá lại các hồ sơ này chi tiết hơn ở bước này. Mục tiêu là để kiểm tra những thông tin có thể bỏ sót hoặc chưa được đánh giá ở bước sơ lọc như:

  • Chất lượng của chương trình bạn học
  • Các kĩ năng mềm
  • Chi tiết về kinh nghiệm làm việc trước đó
  • Các thông tin bên ngoài resume như: Linkedin, GitHub (nếu bạn ứng truyển các vị trí về công nghệ, lập trình) hay portfolio của bạn trong trường hợp ứng tuyển vào các vị trí thiết kế, hay UX/UI

Trong quá trình đánh giá này, nhân sự có thể tiếp tục loại thêm một số hồ sơ không đáp ứng các tiêu chuẩn thiết yếu cho vị trí đang tuyển dụng. Sau đó, các hồ sơ sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Dựa trên thứ tự ưu tiên đó, bộ phận nhân sự sẽ liên hệ với các ứng viên từ phù hợp nhất đến ít phù hợp hơn.

Kinh nghiệm ở bước này là ngoài resume, các bạn cũng nên chăm chút cho Linkedin profile của mình. Vì nếu có nhiều ứng viên tốt cùng nộp hồ sơ cho một vị trí thì nhân sự có thể sẽ dựa vào cả Linkedin để nghiên cứu thêm. Trong một số trường hợp nếu như bạn chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế thì hoạt động tích cực trên Linkedin như comment, đăng bài, hay giới thiệu ấn tượng về bản thân sẽ là lợi thế để bạn có thể được cân nhắc hơn những ứng viên khác.

Điểm cần lưu ý nhất trong Linkedin của bạn là phần tự giới thiệu. Phần này không cần quá dài nhưng cần làm nổi bật được các đặc điểm, kinh nghiệm cá nhân hay sở thích, đam mê có liên quan đến lĩnh vực mình đang ứng tuyển. Ngoài ra, nếu bạn có thể xin được đánh giá, nhận xét từ những người bạn từng làm việc cùng, hay thỉnh thoảng đi tương tác, đăng hay chia sẻ một số bài viết về lĩnh vực bạn quan tâm cũng là một điểm cộng.

3. Xem Xét Hồ Sơ Chi Tiết

Sau bước đánh giá sơ bộ ở trên, bộ phận nhân sự sẽ chọn ra từ 5-10 resumes có tiềm năng nhất và gửi cho người quản lý trực tiếp của bộ phận đang tuyển (Hiring Manager) xem xét. Sự khác biệt lớn nhất ở bước này so với các bước trước đó là người đọc resume của bạn lần này là người thực sự hiểu yêu cầu của công việc và có các kiến thức chuyên môn về lĩnh vực, ngành nghề.

Ở giai đoạn này, các thông tin về kinh nghiệm làm việc và kỹ năng chuyên môn của bạn sẽ được phân tích, so sánh với các ứng viên khác. Hiring Manager thường tìm kiếm các thông tin chi tiết hơn về kỹ năng của bạn thông qua kinh nghiệm trước đây, hay những project có liên quan đến công việc. Hiring Manager sẽ quan tâm chi tiết những việc bạn đã làm, những công cụ bạn đã sử dụng, và kết quả của công việc bạn đã làm.

Từ 5-10 resumes này, Hiring Manager sẽ chọn ra khoảng 3-5 resume phù hợp nhất để nhân sự lên lịch hẹn phỏng vấn. Các hồ sơ còn lại sẽ được cho vào danh sách chờ, và sẽ được xem xét nếu các ứng viên khác không thể hiện tốt trong các vòng phỏng vấn tiếp theo.

4. Phỏng Vấn Qua Điện Thoại

Nhân sự sẽ hẹn lịch phỏng vấn qua điện thoại với các ứng viên tiềm năng để:

  • Xác thực các thông tin trên resume
  • Tìm hiểu mức lương mà ứng viên mong muốn

Ở bước này, resume được sử dụng như tài liệu tham khảo và đa số các câu hỏi sẽ xoay quanh các thông tin bạn liệt kê trên đó. Chẳng hạn, nếu bạn liệt kê bạn có khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo và mô tả công việc đòi hỏi phải sử dụng tiếng Anh thì khả năng cao cuộc phỏng vấn sẽ bằng tiếng Anh.

Ngoài ra, ở bước này bạn có thể sẽ phải làm một số bài test sơ bộ về EQ, hay IQ, trắc nghiệm tính cách, hay test về các kỹ năng kỹ thuật nếu bạn ứng tuyển cho các vị trí lập trình, tech, kỹ thuật. Có những trường hợp, bạn sẽ được yêu cầu tự ghi hình một buổi phỏng vấn với các câu hỏi cho sẵn để phía tuyển dụng có thêm dữ liệu để đánh giá liệu bạn có phù hợp với công việc đó hay không.

5. Phỏng Vấn Với Hiring Manager

Phần này có thể gồm 1 hay nhiều vòng. Trong vòng phỏng vấn này, Hiring Manager sẽ đặt các câu hỏi cụ thể hơn về các kinh nghiệm làm việc trước đây của bạn. Ví dụ như chi tiết về các dự án bạn đã làm, các câu hỏi thiên về chuyên môn công việc hơn.

Nếu bạn đang tìm công việc đầu tiên của mình, có thể bạn sẽ được hỏi về các kĩ năng mà bạn đã liệt kê trên resume, hay các môn học có liên quan đến công việc và bạn có thể ứng dụng các kiến thức đó như thế nào. Xuyên suốt quá trình phỏng vấn, resume của bạn đóng vai trò như tài liệu tham khảo để phía tuyển dụng đưa ra những câu hỏi để có thể hiểu thêm về bạn nhằm đánh giá bạn có phải là người phù hợp với công việc đang tuyển hay không.

Kết

Career Buddies hi vọng bài viết này phần nào đó đã giúp các bạn hình dung được cách nhà tuyển dụng sử dụng resume của bạn trong quá trình tuyển dụng. Dựa vào đó, một resume hiệu quả gồm có:

  • Có các từ khoá liên quan, phù hợp với mô tả công việc
  • Ngôn ngữ rõ ràng, súc tích
  • Format, layout đơn giản, dễ hiểu
  • Các thông tin trên resume phản ánh đúng thực lực và khả năng của bạn

Nếu các bạn có các câu hỏi hay cần thêm hướng dẫn chi tiết hơn trong việc chuẩn bị resume, các bạn có thể liên hệ Career Buddies qua email careerbuddies.vn@gmail.com để chúng mình chuẩn bị thêm những nội dung phù hợp với bạn nhé!

Bài viết được biên soạn bởi Career Buddies team. Các bạn vui lòng trích dẫn nguồn khi sử dụng.